Hướng dẫn sử dụng Máy chấm công HIKVISION

Máy chấm công là thiết bị điện tử chuyên dụng cho việc ghi nhận thời gian làm việc của công nhân viên một cách chính xác. Thiết bị giúp cho việc quản lý nhân sự, chấm công, tính lương nhanh chóng, chính xác và minh bạch, nhất là với những doanh nghiệp lớn có nhiều nhân viên.
Trong bài viết này, Phương Việt sẽ hướng dẫn các bước cấu hình và sử dụng máy chấm công Hikvision.
Bài viết sử dụng sản phẩm minh họa là DS-K1A802MF, phiên bản firmware tiếng Việt v1.1.0build 180115. Phần mềm iVMS-4200 bản tiếng Việt v2.7.0.50 20180129.
Các bạn có thể download firmware tiếng Việt cho máy chấm công và phần mềm iVMS-4200 tiếng Việt tại link sau đây:
Firmware tiếng Việt cho K1A802 và iVMS-4200 tiếng việt tại: https://goo.gl/F5Fh7t
Download hướng dẫn sử dụng máy chấm công HIKVISION tại đây

A. THAO TÁC TRỰC TIẾP VỚI MÁY CHẤM CÔNG

1. KÍCH HOẠT MÁY CHẤM CÔNG

Trong lần đầu tiên sử dụng thiết bị máy chấm công, màn hình kích hoạt sẽ hiện ra như hình dưới, bạn phải kích hoạt thiết bị bằng cách đặt mật khẩu và xác nhận lại mật khẩu.
Mật khẩu phải từ 8 đến 16 ký tự, bao gồm ký tự số và chữ.

Bước 1. Nhấn nút EN để vào giao diện nhập liệu. Dùng các phím số và chữ để nhập mật khẩu.

Ví dụ ở đây chúng ta đặt mật khẩu là abcd1234, chúng ta sẽ phải bấm lần lượt như sau:

• Bấm hai lần phím 2(abc), ký tự hiển thị trên màn hình sẽ chuyển từ 2 sang a rồi chuyển thành ký tự *
• Sau khi ký tự a chuyển thành *, bấm ba lần phím 2(abc) để nhập ký tự b
• Sau khi ký tự b chuyển thành *, bấm bốn lần phím 2(abc) để nhập ký tự c
• Bấm hai lần phím 3(def) để nhập ký tự d.
• Bấm phím 1 – Bấm phím 2(abc) – Bấm phím 3(def) – Bấm phím 4(ghi)

Bấm phím OK để xác nhận.
Màn hình quay trở lại giao diện kích hoạt với dòng Mật khẩu đã được điền.
Độ mạnh mật khẩu cũng được thể hiện bằng ba dấu gạch ngang ở dưới. Chúng ta có thể dễ dàng thấy mật khẩu vừa đặt chỉ đạt 1 vạch đỏ, có nghĩa là mật khẩu này khá yếu.

Bước 2. Bấm nút Xuống () để di chuyển con trỏ xuống dòng Xác nhận Mật khẩu. Bấm nút EN để vào giao diện nhập liệu. Nhập lại mật khẩu trùng với mật khẩu đã nhập ở bước trên.
Bấm nút OK để xác nhận. Màn hình quay trở lại giao diện Kích hoạt thiết bị.

Bấm nút OK để kích hoạt thiết bị.
Trường hợp kích hoạt thành công, màn hình sẽ chuyển sang màn hình chờ

Trường hợp hai mật khẩu không trùng nhau, việc kích hoạt sẽ không thành công, bạn phải nhập lại mật khẩu.

2. ĐIỀU CHỈNH THỜI GIAN MÁY CHẤM CÔNG

Để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu chấm công, việc đầu tiên cần làm sau khi kích hoạt thiết bị là thiết lập thời gian.
Đăng nhập vào thiết bị bằng cách nhấn và giữ nút OK.
Bấm nút EN để vào giao diện nhập liệu và nhập mật khẩu thiết bị rồi nhấn nút OK hai lần để đăng nhập thiết bị.

Dùng nút điều hướng sang phải () để di chuyển đến màn hình menu thứ hai và nhấn chọn menu Thời gian bằng nút OK.

Trên giao diện thiết lập thời gian, dùng các phím điều hướng và phím số để chỉnh thời gian cho đúng với thời gian thực tế.
Sau khi hoàn thành thiết lập thời gian, nhấn phím ESC để quay lại. Thiết bị sẽ hỏi có lưu các thiết lập hay không. Nhấn nút OK chọn Có.

3. KHAI BÁO THÔNG TIN NGƯỜI DÙNG

Chọn menu Người dùng (N.dùng)

Trên giao diện người dùng, chọn thẻ Mới để bắt đầu thêm người dùng

Nhập ID và Tên.
Số ID được thiết bị tự động điền sẵn dựa trên số lượng người dùng có sẵn.
Di chuyển con trỏ xuống mục Thẻ, nhập số thẻ thủ công hoặc quẹt thẻ qua máy chấm công để nhập số thẻ tự động.
Tại mục Vân tay, khi con trỏ đang ở nút Đ.ký, bấm OK để bắt đầu đăng ký vân tay. Đặt vân tay vào máy quét hai lần theo hướng dẫn. Nếu muốn tiếp tục đăng ký vân tay khác, bấm OK khi con trỏ vẫn ở nút Đ.ký. Số vân tay đã đăng ký được hiển thị sau FP.

Tiếp tục di chuyển con trỏ xuống phía dưới, ở màn hình thiết lập thứ hai, bạn có thể thiết lập Mật khẩu cho người dùng, lựa chọn Phòng ban, xác định quyền người dùng trong mục Luật (người quản trị, người dùng), lựa chọn Chế độ xác thực (thẻ, vân tay, mật khẩu, hoặc kết hợp nhiều phương thức, …)
Sau khi thiết lập các thông tin người dùng mới, nhấn nút ESC để quay trở lại, thiết bị sẽ hỏi có lưu thông tin vừa thiết lập không. Nhấn OK khi con trỏ đang ở tùy chọn Có.
Để thêm người dùng mới khác, lặp lại các bước trên.

4. THIẾT LẬP CA LÀM VÀ LỊCH LÀM VIỆC

Bước 1. Thiết lập Ca làm việc.
Chọn menu Ca để thiết lập ca làm việc

Trong giao diện thiết lập ca làm, có hai thẻ Thông thường và Tính giờ.

Đối với nhà máy, xí nghiệp có lịch làm việc được sắp xếp theo ca, cần thiết lập ca làm trong thẻ Thông thường bằng cách thiết lập Luật và ca làm phù hợp.
Lưu ý: Chi tiết về các thông số Luật ca làm, Phương Việt sẽ giới thiệu trong các bài viết tiếp theo.
Đối với văn phòng, ngày làm việc 6 hoặc 8 tiếng, thiết lập ca làm việc trong thẻ Tính giờ (như trong hình dưới).

Bước 2. Thiết lập Lịch làm việc
Chọn menu Lịch để bắt đầu thiết lập lịch làm việc.

Trong phần này, bạn có thể thiết lập lịch làm việc cho cả công ty, cho từng phòng ban trong thẻ By Dept. hoặc thiết lập lịch làm việc cho từng cá nhân người dùng trong thẻ By Indiv.

Ở đây chúng ta sẽ lấy ví dụ thiết lập lịch làm việc cho cả công ty.
Chọn mục Company trong thẻ By Dept.

Khi con trỏ đang ở nút Đặt ca, nhấn OK để vào giao diện chọn ca làm cho từng ngày trong tuần.
Lựa chọn loại ca làm (Thông thường/Tính giờ) và ca làm cụ thể cho từng ngày trong tuần bằng nút điều hướng và nút OK.

Sau khi thiết lập xong, nhấn ESC để quay lại. Chọn Có khi thiết bị hỏi có lưu các thiết lập hay không.

5. XUẤT BÁO CÁO CHẤM CÔNG

Để trích xuất báo cáo chấm công từ thiết bị ra USB Flash, cần sử dụng USB2.0 (hiện tại tất cả các máy chấm công Hikvision chưa hỗ trợ USB3.0)

• Gắn USB Flash vào cổng USB trên máy chấm công.
• Đăng nhập vào máy chấm công
• Chọn menu Báo cáo

• Chọn Bản ghi chấm công để trích xuất toàn bộ dữ liệu chấm công (thời điểm vào/ra theo từng ngày của từng người dùng). File trích xuất trên USB Flash có tên AttendanceRecord.xls, bạn có thể mở và chỉnh sửa file này bằng phần mềm Excel.

• Chọn Báo cáo chấm công để trích xuất dữ liệu chấm công đã được tổng hợp theo lịch làm việc. File trích xuất trên USB Flash có tên AttendanceSummary.xls.

Lưu ý:

• Các báo cáo trích xuất trực tiếp trên máy chấm công không chi tiết bằng báo cáo trích xuất qua phần mềm iVMS-4200. Trong phần hướng dẫn sau, Phương Việt sẽ hướng dẫn cấu hình và sử dụng máy chấm công HIKVISION qua phần mềm iVMS-4200.
• Mức độ chính xác của dữ liệu chấm công tổng hợp (trích xuất từ Báo cáo chấm công) phụ thuộc vào độ chính xác của lịch làm việc được thiết lập trong máy chấm công so với thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Với doanh nghiệp có ít nhân viên, có thể không cần thiết lập lịch làm việc trên máy chấm công. Đến ngày tính lương chỉ cần trích xuất dữ liệu chấm công (chọn Bản ghi chấm công) và tự tổng hợp theo lịch làm việc thực tế.
Tuy nhiên, với những nhà máy có nhiều công nhân viên, việc thiết lập lịch làm việc trên máy chấm công rất quan trọng, đến ngày tính lương chỉ cần sử dụng bảng dữ liệu chấm công tổng hợp là sẽ có ngay những số liệu như số ngày làm việc, số ngày vắng mặt, số ngày đi muộn, …
Trong quá trình thao tác, Quý đối tác vui lòng liên hệ hotline kỹ thuật Phương Việt nếu cần hỗ trợ thêm.

• Kỹ thuật hỗ trợ 1: 096 815 2772
• Kỹ thuật hỗ trợ 2: 096 446 2233

————————————————————
Phương Việt Group – Nhà phân phối chính thức sản phẩm HIKVISION tại Việt Nam
1. Trụ sở chính: 113 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội.
Email: contact@phuongvietgroup.com
Hotline: 0906.290.292 (Ms Hằng)
2. Chi nhánh TP.HCM: 412/4 Lũy Bán Bích, Phường Hòa Thạnh, Quận Tân Phú, TP.HCM
Email: viet.duong@phuongvietgroup.com
Hotline: 0986 35 35 37 (Mr Việt)